Workflow – automatyzacja procesów wydruku dokumentów
Nasz produkt – ELP
ELP – Enhanced Laser Printing System (ELP) od firmy Stethos to inteligentny, skalowalny i wydajny system zarządzania dokumentami. Dowiedz się więcej.
Automatyzacja wydruków dokumentów:
- automatyzacja procesów druku poprzez tworzenie workflow (definiowanie relacji przyczynowo – skutkowych):
- przyczyna:
- miejsce powstawania dokumentu
- użytkownik
- typ dokumentu (np. faktura, list przewozowy, zdjęcie, dokument tekstowy, etc.)
- treść dokumentu (możliwość analizy zawartości drukowanej pracy)
- wielkość dokumentu
- typ aplikacji
- inne
- skutek:
- standaryzacja wyglądu (dodawanie elementów graficznych takich jak logo, watermark, wydruk na formularzach elektronicznych)
- znakowanie drukowanych dokumentów pozwalające na identyfikację zlecającego wydruk
- analiza treści dokumentu i wyszukiwanie słów – kluczy (alerty)
- szyfrowanie drukowanych dokumentów
- dodawanie do drukowanych prac danych dynamicznych (id użytkownika, data i godzina wydruku, miejsce druku, ect )
- archiwizowanie drukowanych prac na żądanie (wg zdefiniowanych reguł)
- statystyka kosztów
- wydruk kodów kreskowych (bezpośrednio na dokumencie)
- emulacja specjalistycznych drukarek (w tym igłowych)
- klastrowanie drukarek (wydruk pracy jednocześnie na kilku drukarkach)
- redystrybucja drukowanych prac (równolegle z wydrukiem wysyłanie pracy do katalogu, archiwum, mailem lub w inne miejsce zdefiniowane w workflow)
Automatyzacja procesów skanowania dokumentów:
Optymalizacja i automatyzacja przetwarzania danych do formatu elektronicznego
Przykładowe funkcje:
- zaawansowany, inteligentny silnik OCR,
- automatyczna konwersja dokumentów papierowych (według reguł)
- identyfikacja danych z tekstu i tabel
- identyfikacja i segmentacja danych w sposób umożliwiający automatyczne przekazywanie dokumentów i danych:
- do odpowiednich użytkowników
- do odpowiednich aplikacji biznesowych
- archiwizacja – pełna integracja z systemami zarządzania kontentem/treścią, folderami sieciowymi, bazami SQL
- pełna integracja z systemami elektronicznego obiegu dokumentów np.: SharePoint, RightFax, EMC Documentum, iManage WorkSite, Open Text DM, Open Text eDOCS
- integracja z systemem e-mail (pełen dostęp do książki adresowej), automatyzacja dystrybucji rutynowych skanów
- bezpieczeństwo i integracja z Active Directory
Połączenie z aplikacjami biznesowymi:
- automatyczne i szybsze przekazywanie danych do odpowiednich aplikacji biznesowych (wielu równocześnie, jeśli jest taka potrzeba)
- szybsze udostępnianie zasobów pracownikom dla zwiększenia efektywności
- automatyzacja i przyspieszenie przetwarzania danych
- szybsza (natychmiast po otrzymaniu/zeskanowaniu) „widoczność” danych w systemach biznesowych (np. systemach BI)
Automatyzacja środowiska dokumentów papierowych, która zapewnia:
- szybszą dostępność danych w systemów i dla użytkowników
- zwiększenie efektywności procesów biznesowych
- optymalizację elektronicznego obiegu dokumentów
- minimalizację błędów związanych z ręcznym przepisywaniem danych do systemu
- ograniczenie ilości papierowych kopii dokumentów, „krążących” po organizacji
- wyższy poziom bezpieczeństwa przetwarzanych dokumentów
- redukcję kosztów
Projektowanie i wdrażanie workflow
- Jednoczesny wydruk na kilku urządzeniach (klastrowanie drukarek)
- Wydruk na poddruku (formularze elektroniczne)
- Eliminacja papieru firmowego w podajniku urządzeń
- Ujednolicona forma wszystkich firmowych wydruków
- Likwidacja problemu prywatnych wydruków
- Przesyłanie drukowanej pracy do archiwum, na maila lub do dowolnego systemu wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem
- Dodawanie elementów graficznych, kodów kreskowych
- Dodawanie danych dynamicznych (np. data, godzina, id użytkownika)
Chcesz w praktyce poznać rezultaty, jakie niesie za sobą automatyzacja procesów wydruku dokumentów?
Zadzwoń – przekonaj się, że workflow jest najlepszym wyborem dla firmy, która stawia na rozwój!