Workflow – automatyzacja procesów wydruku dokumentów

Umożliwienie definiowania zaawansowanych funkcjonalnie kolejek druku spełniających najbardziej skomplikowane potrzeby użytkownika:

  • zarządzanie procesami druku
  • automatyzacja procesów druku – różne algorytmy w zależności od typu druku, aplikacji, miejsca powstawania, ect. ( budowanie relacji przyczynowo – skutkowych typu: wydruk z aplikacji X konkretnego dokumentu = wydruk oryginału na urządzeniu Y, kopii na urządzeniu Z, jednoczesne wysłanie dokumentu na zdefiniowany wcześniej adres e-mail, wysłanie do archiwum, katalogu bądź innej aplikacji wspomagającej zarządzanie przedsiębiorstwem
  • standaryzacja wyglądu dokumentów ( wymuszenie jednolitej formy wszystkich drukowanych w przedsiębiorstwie dokumentów bez względu na typ aplikacji )
  • (dodawanie elementów graficznych ( watermark, logo, inne ), wydruk na formularzach elektronicznych ( np. papier firmowy )
  • znakowanie drukowanych dokumentów pozwalające na identyfikację zlecającego ( dodawanie danych dynamicznych, takich jak: id użytkownika, data i godzina wydruku, miejsce powstawania druku, ect. )
  • analiza drukowanego tekstu (alerty) – w momencie znalezienia zdefiniowanej wcześniej frazy zablokowanie wydruku, wydrukowanie oznaczonego dokumentu, wysłanie emaila z informacją o próbie wydruku, wydruk na konkretnym formularzu elektronicznym, ect
  • szyfrowanie drukowanych dokumentów
  • archiwizowanie drukowanych prac na żądanie (wg zdefiniowanych reguł)
  • statystyka kosztów
  • wydruk kodów kreskowych
  • emulacja specjalistycznych drukarek (np. igłowych)
  • klastrowanie drukarek

Nasz produkt – ELP

ELP – Enhanced Laser Printing System (ELP) od firmy Stethos to inteligentny, skalowalny i wydajny system zarządzania dokumentami. Dowiedz się więcej.

Automatyzacja wydruków dokumentów:

  • automatyzacja procesów druku poprzez tworzenie workflow (definiowanie relacji przyczynowo – skutkowych):
  • przyczyna:
    • miejsce powstawania dokumentu
    • użytkownik
    • typ dokumentu (np. faktura, list przewozowy, zdjęcie, dokument tekstowy, etc.)
    • treść dokumentu (możliwość analizy zawartości drukowanej pracy)
    • wielkość dokumentu
    • typ aplikacji
    • inne
  • skutek:
    • standaryzacja wyglądu (dodawanie elementów graficznych takich jak logo, watermark, wydruk na formularzach elektronicznych)
    • znakowanie drukowanych dokumentów pozwalające na identyfikację zlecającego wydruk
    • analiza treści dokumentu i wyszukiwanie słów – kluczy (alerty)
    • szyfrowanie drukowanych dokumentów
    • dodawanie do drukowanych prac danych dynamicznych (id użytkownika, data i godzina wydruku, miejsce druku, ect )
    • archiwizowanie drukowanych prac na żądanie (wg zdefiniowanych reguł)
    • statystyka kosztów
    • wydruk kodów kreskowych (bezpośrednio na dokumencie)
    • emulacja specjalistycznych drukarek (w tym igłowych)
    • klastrowanie drukarek (wydruk pracy jednocześnie na kilku drukarkach)
    • redystrybucja drukowanych prac (równolegle z wydrukiem wysyłanie pracy do katalogu, archiwum, mailem lub w inne miejsce zdefiniowane w workflow)

Automatyzacja procesów skanowania dokumentów:

Optymalizacja i automatyzacja przetwarzania danych do formatu elektronicznego

Przykładowe funkcje:

  • zaawansowany, inteligentny silnik OCR,
  • automatyczna konwersja dokumentów papierowych (według reguł)
  • identyfikacja danych z tekstu i tabel
  • identyfikacja i segmentacja danych w sposób umożliwiający automatyczne przekazywanie dokumentów i danych:
    • do odpowiednich użytkowników
    • do odpowiednich aplikacji biznesowych
  • archiwizacja – pełna integracja z systemami zarządzania kontentem/treścią, folderami sieciowymi, bazami SQL
  • pełna integracja z systemami elektronicznego obiegu dokumentów np.: SharePoint, RightFax, EMC Documentum, iManage WorkSite, Open Text DM, Open Text eDOCS
  • integracja z systemem e-mail (pełen dostęp do książki adresowej), automatyzacja dystrybucji rutynowych skanów
  • bezpieczeństwo i integracja z Active Directory

Połączenie z aplikacjami biznesowymi:

  • automatyczne i szybsze przekazywanie danych do odpowiednich aplikacji biznesowych (wielu równocześnie, jeśli jest taka potrzeba)
  • szybsze udostępnianie zasobów pracownikom dla zwiększenia efektywności
  • automatyzacja i przyspieszenie przetwarzania danych
  • szybsza (natychmiast po otrzymaniu/zeskanowaniu) „widoczność” danych w systemach biznesowych (np. systemach BI)

Automatyzacja środowiska dokumentów papierowych, która zapewnia:

  • szybszą dostępność danych w systemów i dla użytkowników
  • zwiększenie efektywności procesów biznesowych
  • optymalizację elektronicznego obiegu dokumentów
  • minimalizację błędów związanych z ręcznym przepisywaniem danych do systemu
  • ograniczenie ilości papierowych kopii dokumentów, „krążących” po organizacji
  • wyższy poziom bezpieczeństwa przetwarzanych dokumentów
  • redukcję kosztów

Projektowanie i wdrażanie workflow

  • Jednoczesny wydruk na kilku urządzeniach (klastrowanie drukarek)
  • Wydruk na poddruku (formularze elektroniczne)
    • Eliminacja papieru firmowego w podajniku urządzeń
    • Ujednolicona forma wszystkich firmowych wydruków
    • Likwidacja problemu prywatnych wydruków
  • Przesyłanie drukowanej pracy do archiwum, na maila lub do dowolnego systemu wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem
  • Dodawanie elementów graficznych, kodów kreskowych
  • Dodawanie danych dynamicznych (np. data, godzina, id użytkownika)

Chcesz w praktyce poznać rezultaty, jakie niesie za sobą automatyzacja procesów wydruku dokumentów?

Zadzwoń – przekonaj się, że workflow jest najlepszym wyborem dla firmy, która stawia na rozwój!